Информационна система на държавните архиви

За ИСДА

Информационната система на държавните архиви (ИСДА)

Информационната система на държавните архиви (ИСДА) е централизирана информационна система за управление на архивните процеси в държавните архиви от структурата на Държавна агенция “Архиви” (ДАА). Системата включва служебна и публична част. Служебната част е софтуер за управление на основни архивни процеси, а публичната част осигурява възможност за търсене и извличане на информация по справочния апарат – архивните описания на всички държавни архиви в структурата на ДАА, както и достъп до част от дигиталните копия от дигиталния архив на агенцията. Публичната част е достъпна за всички потребители на архивна информация през Интернет страницата на агенцията.

ИСДА съдържа архивни описания за архивните документи, приети в държавните архиви за постоянно съхранение, и дигитални обекти – дигитални копия на архивни документи със съответните метаданни. Описанията са съвместими с международния стандарт за архивно описание General International Standard Archival Description (ISAD (G) и с утвърдената методика в българските държавни архиви. Архивните описания са структурирани на йерархични нива с различна степен на детайлност за всеки отделен архив: “Архивен фонд”, “Инвентарен опис”, “Архивна единица” и “Документ” с необходимата връзка между данните от отделните нива.

Данните в системата са в процес на постоянно допълване и прецизиране.

Навигация в системата

Достъпът до различните публично достъпни функции на системата: помощна информация за системата, търсене и преглед на информация и справки, се осъществява чрез лентата с основното меню.

По аналогичен начин достъпът до отделните йерархично организирани нива на описание се осъществява чрез лентата за ниво на описание непосредствено под лентата с основното меню.

Навигацията в системата както между различните нива на описание, така и между различните менюта се извършва не чрез стрелките “Напред” и “Назад”, а чрез избиране на съответното ниво на описание от лентата с нивата на описание в горната част на екрана. Стрелките “Напред” и “Назад” не са активни в системата. Например, ако активният екран е на ниво “Архивна единица”, за преглеждането на по-горните нива се избира съответно “Фонд” или “Опис” от лентата с нивата.

На екрана за търсене се визуализират списъци с до десет записа с архивни описания. Когато записите са повече, те са странирани. Навигацията по списъците се извършва със стрелките “напред”, “назад”, “първи” и “последен” запис, които са разположени в долната част на списъка.

Всеки резултат от списъците е линк към съответния обект (архивно описание на съответното ниво).

Бързо прехвърляне в началото или в края на един екран е възможно със стандартната комбинация от клавиши Ctrl+Home и Ctrl+End. За целта е необходимо курсорът на мишката да не е позициониран в някое от текстовите полета.

Търсене на информация

ИСДА дава възможност за търсене и преглеждане на информация както в рамките на един архив или комбинация от архиви, така и в отделни нива на описание. Ако е избран само архив, без други данни и ограничения, системата показва списък с номерата и наименованията на всички фондове, частични постъпления и спомени за този архив, подредени по възходящ ред. Наименованието на фонда/частичното постъпление/спомена е линк и при избирането му се показва списък с наименованията и номерата на инвентарните описи в него, като същото се отнася и за следващите нива на описание по йерархичен ред – “Архивна единица” и “Документ”.

За стартиране на търсенето се активира бутонът “Търсене” в лентата с менютата, което отваря екран с критерии за търсене: “Архив”, “Ниво на описание”, “Номер на фонд”, “Номер на опис”, “Номер на архивна единица”, “Номер КМФ” (копия на документи от чужди архиви), “Име на фонд/Промени в наименованието на фондообразувателя”, “Ключови думи” и др. Критериите са организирани като падащи списъци с възможност за избор на една или повече стойности, с изключение на “Име на фонд”/”Промени в наименованието на фондообразувателя”, “Ключови думи” и “Дата”, които изискват въвеждане на данни. Единственият задължителен критерий за търсене е “Архив”.

За да стартира търсенето, задължително трябва да е избран поне един от архивите от падащото меню “Архив”.

След задаването на критериите, търсенето се изпълнява с активирането на бутона “Търсене” в долната част на екрана с критериите.

Изпълнението на търсенето става не с клавиш “Enter”, а с бутона “Търсене”.

Намерените резултати се визуализират под критериите за търсене и са линкове към съответното архивно описание. При необходимост от преглеждане на съответните по-горни нива на описание за намерения запис, те се избират от лентата с нивата. За прецизиране на критериите за търсене или връщане към началото на търсенето отново се активира бутонът “Търсене” от лентата с основно меню, а за премахване на резултатите се активира бутонът “Изчисти”.

Обхват на търсенето. Възможно е както едновременно търсене по всички нива на описание от всички архиви, така и ограничаване на търсенето по отделни архиви, отделни нива на описание (един или повече фондове, описи, архивни единици, отделни документи и др.), отделни масиви и др. Търсенето по наименование на фонда е комбинирано с търсене по промените в наименование на фондообразувателя, за да се даде възможност за откриване на фонда независимо под какво наименование е регистриран той в съответния държавен архив. При ограничаване на търсенето по хронологичен обхват съответните крайна и начална дати могат или да се изберат с помощта на календар, или да се въведат ръчно във формат: ден, месец, година, отделени с точка – хх.хх.хххх.

Видове търсене. При търсене по ключови думи и по име на фонд/промени в наименованието на фондообразувателя системата дава възможност за просто и разширено търсене. Простото търсене е аналогично на търсенето в разпространените Интернет търсачки и търси по синоними и форми на въведената дума.

Разширеното търсене дава възможност за ограничаване на излишната информация при резултатите и е толкова по-прецизно, колкото по-конкретна е информацията, която потребителят търси. Активирането на разширеното търсене става чрез маркиране на критерия “Разширено търсене” в екрана за търсене. Възможностите за разширено търсене са следните:

  • Думи. Търсене по отделни точно написани думи
  • “…” изрази в кавички. Търсене по точно изписани комбинации от думи/фрази точно по начина, по който се срещат в записа;
  • AND Търсене на думи и техни форми, които се срещат в един запис;
  • OR Търсене на записи, в които се съдържа или едната, или другата от разделените с този символ думи или техни форми, но не и двете едновременно;
  • – (минус) Търсене на резултати, в които не се среща думата. Например, ако се търсят всички записи, съдържащи думата съвет или нейни форми, но трябва да се елиминират градските съвети, изразът ще бъде съвет - градски или пък изразът заем - общински ще покаже всички записи, съдържащи форми на думата заем, но без тези, съдържащи комбинацията общински заем;
  • ~ (тилда). Търсене по синоними на дадена дума
  • * (звезда). Търсене по начало на дума. Ако потребителят не е сигурен в начина на изписване на думата, може да ограничи търсенето по нейното начало. Например ако се зададе израз общин* ще бъдат показани всички записи, съдържащи думи, които започват по този начин;
  • <> (по-голямо и по-малко). Търсене на думи или техни форми, които са близо една до друга в един запис.

За всяко разширено търсене може да се правят комбинации от ограничаване по посочените критерии. Колкото повече критерии за ограничаване са използвани, толкова повече намалява излишната информация, но толкова по-голям е рискът от пропускане на ценна информация.

При търсене по думи или комбинации от думи, които са част от по-големи текстови полета, например от по-големи заглавия на архивни единици, след показване на резултата допълнително може да се използва стандартната комбинация от клавиши Ctrl+F, което маркира думата.

Справки

За потребителите на архивна информация са достъпни няколко от справките, които системата генерира.

Справките съдържат обобщение на основните данни за съответните йерархични нива на описание в архивите. За по-голямо удобство е препоръчително изготвените справки да се експортират в друг формат – например “Excel”, което дава възможности за по-удобно преглеждане на данните. Експортът се извършва чрез падащото меню на бутона със символ за съхранение в лентата с инструментите на всяка справка.

Дигитални обекти

ИСДА включва като своя интегрална част управлението на дейностите по изготвяне и използване на дигитални копия на архивни документи – дигитални обекти и съответните метаданни. Дигиталните обекти се изготвят на ниво “Документ” в съответствие с институционални правила и изисквания, интегрирани в системата. Метаданните (архивните описания) за тях са част от базата с архивни описания на системата. Дигиталните обекти се изготвят в две версии – мастер и производни, като в публичната част са достъпни част от производните обекти. Това са копия с ниска резолюция, във формат jpeg. Търсенето на дигитални копия става чрез екрана за търсене, като за ограничаване на търсенето само до дигитални копия е препоръчително от падащия списък “Търсене по дигитални копия” да се маркира “Да”, а от падащия списък “Ниво на описание” да се маркира “Документ”. Намерените заглавия са на ниво “Документ” и са линкове. След отварянето на документа се вижда освен неговото описание, също и списък с дигиталните образи, който трябва да бъде отворен. При влизането в който и да е образ, целият дигитален обект може да бъде преглеждан със съответните средства за навигация – стрелките “напред”, “назад”, “първи” и “последен образ”. Образите могат да бъдат увеличавани или намалявани със съответните инструменти на браузера. Ако дигиталното копие не е достъпно в системата, потребителите могат да го получат в съответните архиви. Дигитални копия с по-висока резолюция във формат tiff могат да се получат в държавните архиви по нормативно установения ред. Публикуваните дигитални копия са част от базата на дигиталния архив на ДАА, която се разширява.